Configurer une facture récurrente

Une récurrence est un modèle pour des factures qui se répètent : vous définissez une fois le client, les lignes et les textes, ainsi que l’intervalle. Chaque facture de la récurrence est créée à partir de ce modèle.

Configurer une récurrence

1. Sous Factures récurrentes, cliquez sur Nouvelle facture récurrente.

2. Choisissez le client dans la carte Client — saisissez son nom ou son numéro client dans le champ de recherche et sélectionnez-le. S’il est nouveau, créez-le directement ici avec Nouveau client. Modifier permet de choisir un autre client. S’il a plusieurs adresses de facturation, choisissez-en une ici ; si une livraison en fait partie, activez Avec livraison ? — si l’adresse de livraison manque, ajoutez-la directement ici avec Ajouter une adresse de livraison.

3. Ajoutez les lignes — comme sur une facture. Au moins une ligne est obligatoire.

4. Remplissez la carte Récurrence — voir ci-dessous.

5. Vérifiez le texte d’introduction et la signature. Ils sont préremplis avec vos textes de facture par défaut ; l’interrupteur Afficher sur le document masque l’un ou l’autre. Afficher les variables, sous la signature, liste les variables disponibles.

6. Vérifiez la première facture avec Aperçu — voir ci-dessous — et cliquez sur Enregistrer la récurrence en haut.

Vous voyez Récurrence créée. La récurrence figure dans la liste comme Active, avec sa première exécution. Aperçu et Enregistrer la récurrence ne sont cliquables qu’une fois un client et au moins une ligne saisis.

La barre avec les boutons reste en haut pendant que vous faites défiler le formulaire. Si vous quittez l’éditeur avec des modifications non enregistrées, UNENO vous demande si vous voulez les abandonner.

L’aperçu

Aperçu ouvre, dans un nouvel onglet, la facture que la prochaine exécution générera — sous forme de PDF portant la mention BROUILLON : avec la date de l’exécution, la période de prestation de cette exécution et l’échéance qui en découle. Il montre ce qui se trouve dans l’éditeur, y compris ce que vous n’avez pas encore enregistré.

Rien n’est enregistré au passage : ni la récurrence, ni une facture. Une nouvelle récurrence ne démarre que lorsque vous cliquez sur Enregistrer la récurrence. La fiche de la récurrence montre plus tard le même aperçu.

La carte Récurrence

Champ	Ce que vous saisissez
Fréquence *	Chaque semaine, Toutes les 2 semaines, Chaque mois (par défaut), Chaque trimestre, Tous les 6 mois ou Chaque année.
À chaque exécution *	Ce que produit chaque exécution : Créer un brouillon (par défaut) — vous le vérifiez et l’émettez vous-même —, Émettre ou Émettre et envoyer. Plus de détails sous Génération des factures.
Période de prestation par facture	La période indiquée sur chaque facture : À échoir (la période à venir) — par défaut —, Échue (la période passée) ou Aucune (date de facture = date de livraison). Pour une exécution mensuelle le 1er novembre, « à échoir » signifie du 1er au 30 novembre, « échue » du 1er au 31 octobre.
Début le *	Le jour de la première exécution — aujourd’hui ou plus tard.
À (heure) *	L’heure pleine à laquelle l’exécution a lieu, dans le fuseau horaire de votre entreprise. 09:00 par défaut.
Fin le	Facultatif : aucune facture n’est générée après ce jour. Laissez vide pour une durée illimitée.
Nombre maximal de factures	Facultatif : la récurrence s’arrête après ce nombre de factures (de 1 à 9999). Avec une date de fin et un nombre, c’est la première limite atteinte qui s’applique.
Délai de paiement (jours)	Comme sur une facture — prérempli avec votre Délai de paiement par défaut. Laissez vide pour une facture sans échéance.
Langue	La langue des factures et de leurs e-mails.
Interlocuteur	La personne qui figure sur les factures comme votre interlocuteur — préremplie avec votre nom.

À partir d’un rythme mensuel, le jour du mois est conservé : une récurrence qui commence le 31 s’exécute le 31 janvier, le 28 février, le 31 mars, le 30 avril, et ainsi de suite.

Modifier une récurrence

Cliquez sur Modifier dans la fiche de la récurrence — ou sur ⋮ → Modifier dans la liste —, modifiez ce que vous voulez et cliquez sur Enregistrer les modifications. Vous voyez Récurrence mise à jour. Aperçu vous montre au préalable à quoi ressemble la prochaine facture avec vos modifications.

• Les modifications s’appliquent aux prochaines factures. Les factures déjà générées restent telles quelles.
• Le début et l’heure ne peuvent plus être modifiés une fois la récurrence exécutée. Une récurrence suspendue qui ne s’est jamais exécutée garde son début, même s’il est déjà passé.
• Déplacer la fin : si vous réglez Fin le ou Nombre maximal de factures de sorte que la fin soit déjà atteinte, la récurrence passe aussitôt à Terminée. Augmentez-les sur une récurrence terminée, et elle repart à la prochaine échéance.

Bon à savoir

• Les variables comme %service_period% (la période de prestation) ou %due_date% (l’échéance) sont remplies avec les valeurs propres à chaque facture — le même texte convient donc à chaque exécution.
• Les textes appartiennent à la récurrence. Si vous modifiez plus tard vos textes par défaut sous Textes et e-mails, les récurrences existantes gardent les leurs — adaptez-les dans la récurrence. L’e-mail d’envoi, en revanche, suit toujours votre e-mail de facture actuel.
• Sur un téléphone, la carte Client vient en premier ; Aperçu et Enregistrer restent en haut.
• HT ou TTC : comme sur les factures, c’est le prix HT qui est enregistré — lorsque vous rouvrez la récurrence, le prix s’affiche en HT.