Envoyer une relance

Quand vous pouvez envoyer une relance

Envoyer une relance apparaît pour une facture lorsque

• elle est en retard — émise ou envoyée, son échéance est passée et son montant n’est pas entièrement payé,
• elle n’a pas encore reçu tous les niveaux de relance,
• les relances ne sont pas suspendues pour elle, et
• vous envoyez les relances manuellement — avec l’envoi automatique, c’est UNENO qui s’en charge, voir plus bas.

Si le client n’a pas d’adresse e-mail, Envoyer une relance est grisé dans la liste des factures — ajoutez-en une au client.

Envoyer une relance

1. Dans la liste des factures, cliquez sur ⋮ → Envoyer une relance sur la facture.

2. Vérifiez la fenêtre Envoyer une relance ?. Elle envoie toujours le niveau suivant — vous ne le choisissez pas.

   

3. Cliquez sur Envoyer la relance.

Vous voyez La relance a été envoyée.

Cela fonctionne de la même façon dans la fiche de la facture : Envoyer une relance sous Actions ouvre la même fenêtre.

Facture pas encore envoyée ?

Si vous n’avez jamais envoyé la facture par e-mail depuis UNENO, la fenêtre vous avertit — dans la liste comme dans la fiche de la facture : si vous ne l’avez pas transmise autrement, envoyez d’abord la facture — sinon la relance sera le premier courrier que le client en reçoit.

Ce que reçoit le client

• Un e-mail à l’adresse e-mail du client — et à l’adresse Copie à (CC), si le client en a une. L’objet indique le niveau, par exemple Rappel de paiement – Exemple SAS ou Relance n° 1 – Exemple SAS.
• Le PDF de la relance en pièce jointe — avec le décompte de la facture, des paiements et des frais. La facture elle-même n’est pas jointe.
• Un nouveau délai de paiement : il tombe autant de jours ouvrés après l’envoi que réglé sous Jours entre les relances — 5 par défaut. Les jours ouvrés vont du lundi au vendredi, sans les jours fériés nationaux du pays de votre entreprise. Le délai apparaît dans la liste des relances sous À payer avant le.
• Des frais, dès que le niveau en facture — pour une entreprise établie en France, les frais de relance sont à 0 par défaut ; l’indemnité forfaitaire de 40 € et les intérêts de retard s’ajoutent si vous les avez activés. Le montant est figé avec la relance : si vous modifiez les frais plus tard, les relances déjà envoyées restent telles quelles.

L’e-mail et le PDF sont établis dans la langue de la facture. Vous modifiez les textes de chaque niveau sous Paramètres → Relances.

Ce qui change sur la facture

Dans la liste des factures, la colonne Relances indique jusqu’où la facture a été relancée et quels frais ont été ajoutés :

• Niveau de relance 3 sur 3 — avec prochaine le … tant qu’un autre niveau peut suivre. Un clic ouvre la liste des relances avec les seules relances de cette facture.
• + 40,00 € de frais et intérêts, par exemple — en vert avec encaissés une fois tout payé. Ce qui reste à payer au total figure dans la colonne Reste à payer.

Dans la fiche de la facture, les frais apparaissent dans la carte Paiements, et en dessous chaque relance dans la carte Relances, chacune avec son PDF :

• Le total de la facture ne change pas. Les frais sont ajoutés sous Reste à payer, avec une ligne Frais de relance et intérêts dès qu’il y en a.
• Enregistrer un paiement propose le total de la facture plus les frais. Si seul le total de la facture a été payé, la facture reste Partiellement payée jusqu’au règlement des frais — plus de détails sous Frais de relance.
• Dès que le total de la facture est payé, la facture n’est plus en retard — aucune autre relance ne part.
• Télécharger les deux (facture + dernière relance), sous Actions, télécharge les deux en un seul PDF — pratique si le client a de nouveau besoin de la facture. Dans la liste des factures, c’est aussi ⋮ → Télécharger les deux (facture + dernière relance), dans la liste des relances ⋮ → Facture + dernière relance sur la dernière relance.

Envoyer les relances automatiquement

Sous Paramètres → Relances, vous pouvez activer Envoyer les relances automatiquement. UNENO vérifie alors vos factures en retard toutes les heures pleines :

• Le premier rappel part le premier jour ouvré après l’échéance, à l’Heure d’envoi réglée — 09:00 par défaut.
• Chaque relance suivante part le premier jour ouvré après le délai de la relance précédente.
• Uniquement pour les factures que vous avez envoyées par e-mail depuis UNENO — une relance n’est jamais le premier message au client.

Tant que l’envoi automatique est activé, Envoyer une relance n’apparaît pas. La carte Relances de la facture affiche à la place Automatique : prochaine relance le …. L’envoi automatique est inclus dans la formule Business — si votre formule ne l’inclut plus, vous envoyez de nouveau les relances vous-même.

Supprimer la dernière relance

Si une relance était une erreur — parce que le paiement était déjà arrivé, par exemple —, supprimez-la :

1. Dans la fiche de la facture, sous Actions, cliquez sur Supprimer la dernière relance — ou, dans la liste des factures ou la liste des relances, sur ⋮ → Supprimer la dernière relance.

2. Confirmez avec Supprimer.

   

Vous voyez La dernière relance a été supprimée.

• Seule la relance la plus récente peut être supprimée. Ses frais et intérêts disparaissent ; la relance suivante reprend son niveau.
• L’e-mail est déjà parvenu au client — la suppression ne le rappelle pas.
• Sur une facture entièrement payée ou annulée, les relances ne peuvent plus être supprimées.

Bon à savoir

• Si l’e-mail ne peut pas être remis — parce que votre propre serveur de messagerie est injoignable, par exemple —, vous voyez une erreur et la relance n’est pas créée. Aucuns frais ne sont facturés.
• Chaque relance apparaît dans le journal d’activité et dans l’Historique de la facture — sous Envoyé, avec Niveau de relance … à ….
• Les factures annulées ne sont pas relancées ; leurs relances antérieures restent dans la liste.
• Une facture relancée ne peut plus être corrigée ni supprimée — même si vous ne l’avez jamais envoyée vous-même : le client connaît son numéro par la relance. Annulez-la plutôt.