Eine wiederkehrende Rechnung einrichten
Eine Serie ist eine Vorlage für Rechnungen, die sich wiederholen: Kunde, Positionen und Texte legen Sie einmal fest, dazu den Rhythmus. Daraus entsteht jede Rechnung der Serie.
Eine Serie anlegen
Abschnitt betitelt „Eine Serie anlegen“-
Klicken Sie unter Wiederkehrende Rechnungen auf Neue wiederkehrende Rechnung.
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Wählen Sie den Kunden in der Karte Kunde – tippen Sie Name oder Kundennummer ins Suchfeld und wählen Sie ihn aus. Ist er neu, legen Sie ihn mit Neuer Kunde direkt hier an. Einen anderen wählen Sie mit Ändern. Hat er mehrere Rechnungsadressen, wählen Sie hier eine; gehört eine Lieferung dazu, schalten Sie Mit Lieferung? ein – fehlt die Lieferadresse, legen Sie sie mit Lieferadresse anlegen gleich hier an.
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Fügen Sie Positionen hinzu – wie bei einer Rechnung. Mindestens eine Position ist nötig.
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Füllen Sie die Karte Serie aus – siehe unten.
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Prüfen Sie Einleitungstext und Signatur. Sie sind mit Ihren Standardtexten für Rechnungen vorausgefüllt; mit dem Schalter Auf dem Dokument anzeigen blenden Sie einen davon aus. Die verfügbaren Platzhalter zeigt Platzhalter anzeigen unter der Signatur.
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Prüfen Sie die erste Rechnung mit Vorschau – siehe unten – und klicken Sie oben auf Serie speichern.
Sie sehen Serie erstellt. Die Serie steht als Aktiv in der Liste, mit ihrem ersten Lauf. Vorschau und Serie speichern lassen sich erst anklicken, wenn Kunde und mindestens eine Position da sind.
Die Leiste mit den Schaltflächen bleibt oben stehen, während Sie durch das Formular scrollen. Verlassen Sie den Editor mit ungespeicherten Änderungen, fragt UNENO nach, ob Sie sie verwerfen möchten.
Die Vorschau
Abschnitt betitelt „Die Vorschau“Vorschau öffnet in einem neuen Tab die Rechnung, die der nächste Lauf erzeugen wird – als PDF mit dem Stempel ENTWURF: mit dem Datum des Laufs, dem Leistungszeitraum dieses Laufs und dem Fälligkeitsdatum, das daraus folgt. Sie zeigt den Stand im Editor, auch was Sie noch nicht gespeichert haben.
Dabei wird nichts gespeichert: weder die Serie noch eine Rechnung. Eine neue Serie läuft erst los, wenn Sie Serie speichern klicken. Dieselbe Vorschau zeigt später die Übersicht der Serie.
Die Karte Serie
Abschnitt betitelt „Die Karte Serie“| Feld | Was Sie eintragen |
|---|---|
| Frequenz * | Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Monatlich (voreingestellt), Vierteljährlich, Alle 6 Monate oder Jährlich. |
| Bei jedem Lauf * | Was jeder Lauf erzeugt: Entwurf erstellen (voreingestellt) – Sie prüfen und stellen selbst aus –, Ausstellen oder Ausstellen & senden. Mehr unter Wie die Rechnungen entstehen. |
| Leistungszeitraum je Rechnung | Welchen Zeitraum jede Rechnung nennt: Im Voraus (der kommende Zeitraum) – voreingestellt –, Im Nachhinein (der vergangene Zeitraum) oder Ohne (Rechnungsdatum = Leistungsdatum). Bei einem monatlichen Lauf am 1. November ist das im Voraus der 1.–30. November, im Nachhinein der 1.–31. Oktober. |
| Beginnt am * | Der Tag des ersten Laufs – heute oder später. |
| Um (Uhrzeit) * | Zu welcher vollen Stunde der Lauf stattfindet, in der Zeitzone Ihres Unternehmens. Voreingestellt 09:00. |
| Endet am | Optional: Nach diesem Tag entstehen keine Rechnungen mehr. Leer lassen für unbegrenzten Lauf. |
| Maximale Anzahl | Optional: Nach so vielen Rechnungen stoppt die Serie (1 bis 9999). Mit Enddatum und Anzahl gilt, was zuerst erreicht ist. |
| Zahlungsziel (Tage) | Wie bei einer Rechnung – vorausgefüllt mit Ihrem Standard-Zahlungsziel. Leer lassen für kein Fälligkeitsdatum. |
| Sprache | In welcher Sprache die Rechnungen und ihre E-Mails erscheinen. |
| Ansprechpartner | Wer auf den Rechnungen als Ihr Ansprechpartner steht – vorausgefüllt mit Ihrem Namen. |
Monatlich und länger behält den Tag des Monats bei: Eine Serie, die am 31. beginnt, läuft am 31. Januar, am 28. Februar, am 31. März, am 30. April und so weiter.
Eine Serie bearbeiten
Abschnitt betitelt „Eine Serie bearbeiten“Klicken Sie in der Übersicht der Serie auf Bearbeiten – oder in der Liste auf ⋮ → Bearbeiten –, ändern Sie, was Sie möchten, und klicken Sie auf Änderungen speichern. Sie sehen Serie aktualisiert. Mit Vorschau sehen Sie vorher, wie die nächste Rechnung mit Ihren Änderungen aussieht.
- Änderungen gelten für die nächsten Rechnungen. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben, wie sie sind.
- Beginn und Uhrzeit lassen sich nach dem ersten Lauf nicht mehr ändern. Eine pausierte Serie, die noch nie gelaufen ist, behält ihren Beginn, auch wenn er schon vorbei ist.
- Ende verschieben: Setzen Sie Endet am oder Maximale Anzahl so, dass das Ende schon erreicht ist, wird die Serie sofort Abgeschlossen. Erhöhen Sie sie bei einer abgeschlossenen Serie, läuft sie ab dem nächsten Termin wieder.