Eine Mahnung senden

Wann Sie mahnen können

Mahnung senden erscheint bei einer Rechnung, wenn

• sie überfällig ist – ausgestellt oder versendet, das Fälligkeitsdatum ist vorbei und der Rechnungsbetrag nicht vollständig bezahlt,
• sie noch nicht alle Mahnstufen bekommen hat,
• für sie keine Mahnsperre besteht und
• Sie Mahnungen manuell versenden – beim automatischen Versand übernimmt UNENO das, siehe unten.

Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, ist Mahnung senden in der Rechnungsliste ausgegraut – ergänzen Sie sie beim Kunden.

Eine Mahnung senden

1. Klicken Sie in der Rechnungsliste bei der Rechnung auf ⋮ → Mahnung senden.

2. Prüfen Sie das Fenster Zahlungserinnerung senden. Es versendet immer die nächste Stufe – Sie wählen sie nicht aus.

   

3. Klicken Sie auf Mahnung senden.

Sie sehen Mahnung wurde gesendet.

In der Übersicht der Rechnung geht es genauso: Mahnung senden unter Aktionen öffnet dasselbe Fenster.

Rechnung noch nicht versendet?

Haben Sie die Rechnung nie aus UNENO per E-Mail verschickt, warnt das Fenster – in der Liste wie in der Übersicht der Rechnung: Falls Sie sie nicht anderweitig zugestellt haben, senden Sie zuerst die Rechnung – sonst erfährt der Kunde erst durch die Mahnung von ihr.

Was der Kunde bekommt

• Eine E-Mail an die E-Mail-Adresse des Kunden – und an Kopie an (CC), wenn beim Kunden hinterlegt. Der Betreff nennt die Stufe, etwa Zahlungserinnerung – Musterfirma GmbH oder Mahnung #1 – Musterfirma GmbH.
• Das PDF der Mahnung im Anhang – mit der Aufstellung aus Rechnung, Zahlungen und Gebühren. Die Rechnung selbst hängt nicht an.
• Eine neue Zahlungsfrist: Sie liegt so viele Werktage nach dem Versand, wie unter Tage zwischen den Mahnungen eingestellt ist – voreingestellt 5. Werktage sind Montag bis Freitag ohne die bundesweiten Feiertage im Land Ihres Unternehmens. Die Frist steht in der Liste der Mahnungen unter Zahlbar bis.
• Gebühren, sobald die Stufe gebührenpflichtig ist – voreingestellt 5,00 € ab der 1. Mahnung. Der Betrag wird mit der Mahnung festgehalten; ändern Sie später die Gebühr, bleiben versendete Mahnungen, wie sie sind.

E-Mail und PDF erscheinen in der Sprache der Rechnung. Ihre Texte für alle Stufen bearbeiten Sie unter Einstellungen → Zahlungserinnerungen.

Was sich an der Rechnung ändert

In der Rechnungsliste zeigt die Spalte Mahnungen, wie weit die Rechnung gemahnt ist und was an Gebühren dazukam:

• Mahnstufe 3 von 3 – mit nächste am …, solange noch eine Stufe folgen kann. Ein Klick darauf öffnet die Liste der Mahnungen nur mit den Mahnungen dieser Rechnung.
• + 10,00 € Gebühren & Zinsen – grün mit eingezogen, sobald alles bezahlt ist. Was insgesamt noch zu zahlen ist, zeigt die Spalte Offen.

In der Übersicht der Rechnung stehen die Gebühren in der Karte Zahlungen, darunter alle Mahnungen in der Karte Zahlungserinnerungen, jede mit ihrem PDF:

• Der Rechnungsbetrag bleibt gleich. Die Gebühren kommen unter Offen hinzu.
• Zahlung erfassen schlägt Rechnungsbetrag plus Gebühren vor. Ist nur der Rechnungsbetrag bezahlt, steht die Rechnung auf Teilweise bezahlt, bis auch die Gebühren beglichen sind – mehr unter Mahngebühren.
• Sobald der Rechnungsbetrag bezahlt ist, ist die Rechnung nicht mehr überfällig – es geht keine weitere Mahnung raus.
• Rechnung + letzte Mahnung oben auf der Seite lädt beides als ein PDF herunter – praktisch, wenn der Kunde die Rechnung noch einmal braucht. In der Rechnungsliste heißt es ⋮ → Beides herunterladen (Rechnung + letzte Mahnung), in der Liste der Mahnungen ⋮ → Rechnung + letzte Mahnung bei der letzten Mahnung.

Automatisch mahnen

Unter Einstellungen → Zahlungserinnerungen können Sie Mahnungen automatisch versenden einschalten. Dann prüft UNENO jede volle Stunde Ihre überfälligen Rechnungen:

• Die erste Mahnung geht am ersten Werktag nach dem Fälligkeitsdatum raus, zur eingestellten Versandzeit – voreingestellt 09:00.
• Jede weitere am ersten Werktag nach der Frist der vorigen Mahnung.
• Nur für Rechnungen, die Sie per E-Mail aus UNENO versendet haben – eine Mahnung wird nie zur ersten Nachricht an den Kunden.

Solange der automatische Versand an ist, gibt es kein Mahnung senden. Die Karte Zahlungserinnerungen der Rechnung zeigt stattdessen Automatisch: nächste Mahnung am …. Der automatische Versand ist im Business-Tarif enthalten – enthält Ihr Tarif ihn nicht mehr, versenden Sie Mahnungen wieder selbst.

Die letzte Mahnung löschen

War eine Mahnung ein Versehen – etwa weil die Zahlung schon da war –, löschen Sie sie:

1. Klicken Sie in der Übersicht der Rechnung unter Aktionen auf Letzte Mahnung löschen – oder in der Rechnungsliste beziehungsweise der Liste der Mahnungen auf ⋮ → Letzte Mahnung löschen.

2. Bestätigen Sie mit Löschen.

   

Sie sehen Letzte Mahnung entfernt.

• Nur die jeweils letzte Mahnung lässt sich löschen. Ihre Gebühren und Zinsen fallen weg; die nächste Mahnung bekommt wieder ihre Stufe.
• Die E-Mail ist schon beim Kunden – das Löschen holt sie nicht zurück.
• Bei einer vollständig bezahlten oder stornierten Rechnung lassen sich Mahnungen nicht mehr löschen.

Gut zu wissen

• Kommt die E-Mail nicht an – etwa weil Ihr eigener Mailserver nicht erreichbar ist –, sehen Sie eine Fehlermeldung, und die Mahnung wird nicht angelegt. Es fallen keine Gebühren an.
• Jede Mahnung steht im Aktivitätsprotokoll und im Verlauf der Rechnung – als Versendet mit Mahnstufe … an ….
• Stornierte Rechnungen werden nicht gemahnt; ihre bisherigen Mahnungen bleiben in der Liste.
• Eine gemahnte Rechnung lässt sich nicht mehr korrigieren oder löschen – auch wenn Sie sie selbst nie versendet haben: Der Kunde kennt ihre Nummer aus der Mahnung. Stornieren Sie sie stattdessen.