Eine Rechnung erstellen

Eine neue Rechnung beginnt als Entwurf: Sie können sie bearbeiten und speichern, so oft Sie möchten. Eine Rechnungsnummer bekommt sie erst, wenn Sie sie ausstellen. Haben Sie dem Kunden schon ein Angebot geschickt, geht es schneller: Wandeln Sie das Angebot um.

Eine Rechnung anlegen

1. Klicken Sie unter Rechnungen auf Neue Rechnung.

2. Wählen Sie den Kunden in der Karte Kunde rechts – tippen Sie Name oder Kundennummer ins Suchfeld und wählen Sie ihn aus. Ist er neu, legen Sie ihn mit Neuer Kunde direkt hier an, ohne den Editor zu verlassen. Einen anderen Kunden wählen Sie mit Ändern. Für das Ausstellen braucht der Kunde eine vollständige Rechnungsadresse: Straße, Postleitzahl, Ort und Land.

3. Fügen Sie Positionen hinzu mit Position hinzufügen – wie bei einem Angebot: Artikel suchen oder eigene Bezeichnung eintippen, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Die Felder sind unter Ein Angebot erstellen erklärt.

4. Füllen Sie die Rechnungsdetails aus – siehe unten.

5. Prüfen Sie Einleitungstext und Signatur. Beide sind mit Ihren Standardtexten vorausgefüllt; mit dem Schalter Auf dem Dokument anzeigen blenden Sie einen davon aus.

6. Klicken Sie oben auf Entwurf speichern. Mit Vorschau sehen Sie das PDF vorher – mit dem Stempel ENTWURF.

Sie sehen Rechnung erstellt. und sind zurück in der Liste. Ein Klick auf den Entwurf öffnet ihn wieder; gespeichert wird dann mit Änderungen speichern. Ist alles fertig, stellen Sie die Rechnung direkt hier mit Ausstellen oder Ausstellen & senden aus – siehe Ausstellen und senden.

Die Leiste mit den Schaltflächen bleibt oben stehen, während Sie durch das Formular scrollen. Verlassen Sie den Editor mit ungespeicherten Änderungen, fragt UNENO nach, ob Sie sie verwerfen möchten.

Die Karte Kunde

Sobald Sie einen Kunden gewählt haben, zeigt die Karte seine Kundennummer, E-Mail-Adresse, seit wann es ihn gibt, Gesamtumsatz, offenen Saldo, die Zahl seiner Rechnungen und die Rechnungsadresse – hat er mehrere, wählen Sie hier eine. Fehlt die E-Mail-Adresse, steht dort Keine E-Mail-Adresse hinterlegt — die Rechnung lässt sich nicht senden.

Gehört zur Rechnung eine Lieferung, schalten Sie Mit Lieferung? ein und wählen die Lieferadresse. Hat der Kunde noch keine, legen Sie sie mit Lieferadresse anlegen direkt hier an.

Rechnungsdetails

Feld	Was Sie eintragen
Rechnungsdatum	Steht schon da: Es ist der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen.
Zahlungsziel (Tage)	In wie vielen Tagen ab Rechnungsdatum der Kunde zahlen soll – zwischen 1 und 365. Vorausgefüllt mit Ihrem Standard-Zahlungsziel (oder dem des Kunden, falls er eins hat). Leer lassen für kein Fälligkeitsdatum.
Lieferdatum	Wann Sie geliefert oder geleistet haben – höchstens heute.
Leistungszeitraum	Von wann bis wann Sie geleistet haben – etwa bei monatlicher Betreuung. Ein Feld für beide Tage: Wählen Sie im Kalender Beginn und Ende, oder neben dem Kalender Letzter Monat oder Dieser Monat. Kein Leistungszeitraum leert es.
Bereits bezahlt am	Nur wenn der Kunde schon bezahlt hat, etwa bar oder vorab. Beim Ausstellen erfasst UNENO dann eine vollständige Zahlung zu diesem Datum, und die Rechnung ist sofort Bezahlt.
Sprache	In welcher Sprache Rechnung und E-Mail erscheinen. Voreingestellt ist die Sprache des Landes Ihres Unternehmens (oder die des Kunden).
Ansprechpartner	Wer als Ihr Ansprechpartner auf der Rechnung steht – vorausgefüllt mit Ihrem Namen.

Ihr Standard-Zahlungsziel legen Sie unter Einstellungen → Dokumenteneinstellungen in der Karte Rechnungen & Angebote fest – voreingestellt sind 14 Tage.

Liefer- oder Leistungsdatum

Eine Rechnung muss angeben, wann Sie geliefert oder geleistet haben. Tragen Sie Lieferdatum oder Leistungszeitraum ein, steht er im Kopf der Rechnung. Lassen Sie beide leer, druckt die Rechnung unter den Summen Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum. – stimmt das nicht, tragen Sie den tatsächlichen Zeitpunkt ein. Geht die Rechnung als E-Rechnung an ein Unternehmen, fragt UNENO beim Ausstellen nach, falls beides fehlt.

Texte und Platzhalter

Die Standardtexte einer Rechnung nennen die Zahlungsbedingungen mit Platzhaltern: %due_days% wird zur Zahl der Tage, %due_date% zum Fälligkeitsdatum, %service_period% zum Leistungszeitraum. Bleibt ein Platzhalter leer – etwa ohne Leistungszeitraum –, wird seine ganze Zeile nicht gedruckt. So passt derselbe Text zu jeder Rechnung.

Ihre Standardtexte legen Sie unter Einstellungen → Texte & E-Mails fest. Alle verfügbaren Platzhalter zeigt der Editor unter der Signatur mit Platzhalter anzeigen.

Eine Rechnung duplizieren

Für eine ähnliche Rechnung klicken Sie in der Liste auf ⋮ → Duplizieren. UNENO legt einen neuen Entwurf an und öffnet ihn – mit demselben Kunden, denselben Positionen und Texten, demselben Zahlungsziel, Lieferdatum und Leistungszeitraum. Das geht bei jeder Rechnung, auch bei einer stornierten.

Nicht übernommen werden Nummer, Datum, Bereits bezahlt am und Zahlungen. Prüfen Sie vor allem Lieferdatum und Leistungszeitraum – sie gehören meist zur neuen Leistung. Sie sehen Rechnung dupliziert — bearbeiten Sie den neuen Entwurf.

Gut zu wissen

• Ohne Kunden geht nichts: Erst mit Kunde lassen sich Positionen hinzufügen, speichern und die Vorschau öffnen. Zum Ausstellen braucht die Rechnung mindestens eine Position.
• Auf dem Telefon steht die Karte Kunde oben. Von den Schaltflächen bleiben Speichern und Ausstellen & senden oben stehen; Vorschau und Ausstellen finden Sie unter ⋮.
• Die Spalte Format in der Liste zeigt schon beim Entwurf, ob die Rechnung als PDF oder als E-Rechnung hinausgehen würde.
• Bearbeiten zwei Personen denselben Entwurf, wird ein Speichern mit veraltetem Stand abgelehnt, statt die andere Änderung zu überschreiben.