Eine Rechnung ausstellen und senden

Ausstellen macht aus dem Entwurf eine Rechnung im rechtlichen Sinn: Sie bekommt ihre feste Nummer, das Rechnungsdatum ist der Ausstellungstag, und UNENO erstellt das PDF. Danach lässt sie sich nicht mehr bearbeiten – ein Fehler wird mit einer Stornorechnung korrigiert.

Eine Rechnung ausstellen

1. Öffnen Sie den Entwurf und klicken Sie oben auf Ausstellen – oder in der Liste auf ⋮ → Ausstellen.

2. Bestätigen Sie mit Ausstellen.

   

Sie sehen Rechnung … ausgestellt. Die Rechnung steht jetzt als Offen in der Liste, mit Rechnungs- und Fälligkeitsdatum.

Was beim Ausstellen passiert

• Die Nummer kommt aus Ihrem Nummernkreis für Rechnungen – lückenlos, eine nach der anderen. Voreingestellt beginnt er bei 0001.
• Rechnungsdatum und Fälligkeit werden festgelegt: das Rechnungsdatum ist heute, das Fälligkeitsdatum heute plus Zahlungsziel.
• Ihre Angaben und die des Kunden werden so übernommen, wie sie in diesem Moment sind. Ändern Sie später eine Adresse, bleibt die ausgestellte Rechnung, wie sie war.
• Das Format wird festgelegt: PDF oder – mit eingeschalteter E-Rechnung und passendem Kunden – ZUGFeRD oder XRechnung, siehe E-Rechnung Deutschland.
• Bereits bezahlt am ausgefüllt? Dann erfasst UNENO gleich die vollständige Zahlung zu diesem Datum, und die Rechnung ist Bezahlt.

Was vorher geprüft wird

Fehlt etwas, bleibt die Rechnung ein Entwurf, und es wird keine Nummer verbraucht. Sie sehen dann zum Beispiel:

• Dieser Kunde hat keine vollständige Rechnungsadresse. Hinterlegen Sie Straße, Postleitzahl, Ort und Land vor dem Ausstellen.
• Bei einer E-Rechnung eine Liste aller Angaben, die noch fehlen – etwa Rechnung: ein Zahlungsziel (Pflicht für E-Rechnungen), siehe Wenn Angaben fehlen.
• Das ausgeschöpfte Belegkontingent Ihres Tarifs.

Ausstellen und gleich senden

Ausstellen & senden stellt die Rechnung aus und schickt sie sofort per E-Mail an den Kunden. Sie sehen Rechnung ausgestellt und an den Kunden versendet. Klappt der Versand nicht, bleibt die Rechnung ausgestellt – öffnen Sie sie später und klicken Sie auf Senden.

Eine ausgestellte Rechnung senden

Klicken Sie in der Liste auf ⋮ → Senden – oder in der Übersicht der Rechnung unter Aktionen – und bestätigen Sie mit Rechnung senden.

Sie sehen Rechnung an den Kunden gesendet. Haben Sie sie schon einmal gesendet, heißt die Aktion Erneut senden. Bei einer XRechnung sagt das Fenster, dass sie als XML-Datei hinausgeht – ohne PDF.

Was der Kunde bekommt

• An: die E-Mail-Adresse des Kunden, dazu eine Kopie an seine Adresse unter Kopie an (CC), falls hinterlegt.
• Betreff und Text: Ihre Rechnungs-E-Mail aus Einstellungen → Texte & E-Mails, in der Sprache der Rechnung. Ohne eigenen Text lautet der Betreff zum Beispiel Rechnung 0006 (10.2026) von Musterfirma GmbH, und der Text nennt den Gesamtbetrag.
• Anhang: das PDF der Rechnung – bei ZUGFeRD ein PDF mit der E-Rechnung darin, bei einer XRechnung nur die XML-Datei, jeweils mit einem Hinweis dazu in der E-Mail.
• Absender: über UNENO oder Ihren eigenen Mailserver, je nach Ihren Versand-Einstellungen. Antworten des Kunden gehen an Ihre Adresse.

Jeder Versand steht in der Übersicht der Rechnung im Verlauf. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, sind die Sendeaktionen ausgegraut – hinterlegen Sie die Adresse beim Kunden.

Eine ausgestellte Rechnung korrigieren

Gerade ausgestellt und einen Fehler entdeckt? Solange die Rechnung noch nicht versendet ist und die zuletzt ausgestellte ist, holen Sie sie zurück: ⋮ → Korrigieren (oder in der Übersicht unter Aktionen) und In Entwurf zurücksetzen. Die Rechnung öffnet sich als Entwurf; beim erneuten Ausstellen bekommt sie dieselbe Nummer mit neuem Datum und neuem PDF.

Ist die Rechnung schon versendet, wurde für sie eine Mahnung verschickt oder wurde danach eine weitere ausgestellt, geht das nicht mehr. Dann stornieren Sie sie und stellen eine neue aus.

Eine Rechnung löschen

Rechnung	Löschen?
Entwurf	Ja – er wird endgültig entfernt.
Ausgestellt, die zuletzt ausgestellte, weder versendet, gemahnt noch bezahlt	Ja – ihre Nummer wird frei, und die nächste Rechnung bekommt sie. Ihre Nummernfolge bleibt lückenlos.
Versendet, gemahnt, bezahlt oder eine frühere Rechnung	Nein – stornieren Sie sie stattdessen.

Klicken Sie auf ⋮ → Löschen und bestätigen Sie mit Löschen. Löschen Sie eine Rechnung, die aus einem Angebot entstanden ist, lässt sich das Angebot wieder umwandeln.

Gut zu wissen

• Ausstellen, Senden und Korrigieren erlaubt die Rolle unter Rechnungen → Bearbeiten, Löschen unter Löschen.
• Rechnungen und Stornorechnungen haben getrennte Nummernkreise. Voreingestellt beginnen Rechnungen bei 0001 und Stornorechnungen bei ST-0001.
• Das PDF wird beim Ausstellen archiviert. Downloads, E-Mails, die Vorschau und die Übersicht verwenden immer genau diese Fassung – auch wenn Sie später Logo oder Vorlage ändern.