DATEV-Export
Mit dem Format DATEV exportieren Sie Ihre Rechnungen so, dass Ihre Steuerberatung sie direkt in DATEV einlesen kann – statt PDFs abzutippen. Sie bekommen eine ZIP-Datei mit zwei Dateien im DATEV-Format:
| Datei | Was sie enthält |
|---|---|
| EXTF_Buchungsstapel.csv | Die Buchungen Ihrer ausgestellten Rechnungen und Stornos im Zeitraum – und, wenn Sie es eingestellt haben, Ihrer Zahlungen. |
| EXTF_Debitoren.csv | Die Kunden dieser Buchungen als Debitoren, mit ihrem Debitorenkonto. Entfällt, wenn Sie einen Sammeldebitor nutzen. |
Den DATEV-Export gibt es für Arbeitsbereiche mit Sitz in Deutschland, im Business-Tarif – auch in der Testphase.
Vor dem ersten Export
Abschnitt betitelt „Vor dem ersten Export“Richten Sie unter Einstellungen → DATEV den Export ein – siehe DATEV einrichten: einschalten, Berater- und Mandantennummer eintragen, Kontenrahmen und Erlöskonten prüfen. Stimmen Sie die Angaben mit Ihrer Steuerberatung ab.
Solange etwas fehlt, ist DATEV im Export ausgegraut. Darunter steht, was noch fehlt – etwa Tragen Sie Ihre Mandantennummer ein. –, und Zu den DATEV-Einstellungen führt Sie dorthin. Ist der DATEV-Export ausgeschaltet, sehen Sie Schalten Sie den DATEV-Export in den Einstellungen ein, um ihn zu nutzen.
Exportieren
Abschnitt betitelt „Exportieren“- Klicken Sie unter Datenexport auf Neuer Export.
- Wählen Sie unter Daten die Rechnungen und unter Format DATEV.
- Wählen Sie den Zeitraum – voreingestellt ist der letzte Monat; im Kalender wählen Sie andere Tage oder eine Schnellauswahl wie Letzte 3 Monate. Es zählt das Rechnungsdatum. Unter Kunden können Sie den Export auf bestimmte Kunden beschränken.
- Klicken Sie auf Exportieren. Ist der Status Fertig, laden Sie die ZIP-Datei über ⋮ → Herunterladen herunter.
- Geben Sie die ZIP-Datei Ihrer Steuerberatung. Sie liest beide Dateien über den Import im DATEV-Format ein – zuerst die Debitoren, dann den Buchungsstapel.
Positionen, Trennzeichen und Spalten gibt es bei DATEV nicht – das Format legt DATEV fest. Auch die Filter Status und Zahlungsstatus gelten hier nicht: DATEV bekommt jede ausgestellte Rechnung des Zeitraums. Entwürfe sind nie dabei.
Ein Export, ein Wirtschaftsjahr
Abschnitt betitelt „Ein Export, ein Wirtschaftsjahr“DATEV nimmt je Export nur Buchungen eines Wirtschaftsjahres an. Reicht Ihr Zeitraum über den Beginn Ihres Wirtschaftsjahres hinaus, startet der Export nicht und nennt Ihnen die Aufteilung, zum Beispiel:
Der Zeitraum reicht über den Beginn Ihres Wirtschaftsjahres am 01.01.2027 hinaus. DATEV nimmt je Export nur Buchungen eines Wirtschaftsjahres an. Bitte in zwei Exporte aufteilen: bis 31.12.2026 und ab 01.01.2027.
Mit Alle exportiert UNENO den Zeitraum, den Ihre Rechnungen abdecken – von der ersten bis zur letzten. Liegen alle in einem Wirtschaftsjahr, geht das in einem Export; sonst teilen Sie ihn, wie die Meldung sagt.
Was im Buchungsstapel steht
Abschnitt betitelt „Was im Buchungsstapel steht“- Eine Buchung je Rechnung und Steuersatz. Eine Rechnung mit 19 % und 7 % wird zu zwei Buchungen – jeweils der Bruttobetrag dieses Satzes, im Soll auf das Debitorenkonto des Kunden, im Haben auf das Erlöskonto des Steuersatzes. Die Beträge sind genau die Ihrer Rechnung.
- Belegdatum ist das Rechnungsdatum, Belegfeld 1 die Rechnungsnummer, Fälligkeit das Fälligkeitsdatum. Der Buchungstext lautet zum Beispiel „Rechnung RE-2026-0042 Musterkunde GmbH“ – immer auf Deutsch, denn die Datei ist für eine deutsche Steuerberatung.
- Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder Reverse Charge steht die USt-IdNr. des Kunden in der Buchung.
- Ein Storno bucht die stornierte Rechnung mit einer Generalumkehr zurück – das ist DATEVs Weg, eine Buchung aufzuheben.
- Mit „Zahlungen mitbuchen“ kommt jede erfasste Zahlung des Zeitraums dazu: im Soll das Bankkonto, im Haben der Debitor, mit der Rechnungsnummer als Belegfeld 1 – so gleicht DATEV den offenen Posten aus. Eine Rücknahme bucht die Zahlung mit einer Generalumkehr zurück. Für Zahlungen zählt das Zahlungsdatum.
- Nicht festgeschrieben: Die Buchungen kommen offen an; Ihre Steuerberatung prüft sie und schreibt sie fest.
Wann der Export nicht startet
Abschnitt betitelt „Wann der Export nicht startet“Bevor er läuft, prüft UNENO den Zeitraum. Sie sehen jeden Grund unter Format, zum Beispiel:
- Über den Beginn des Wirtschaftsjahres hinaus – teilen Sie den Export, siehe oben.
- Rechnungen in einer anderen Währung – der DATEV-Export ist nur in Euro möglich; die Meldung nennt die Rechnungen.
- Ein Steuersatz ohne Erlöskonto – die Meldung nennt den Satz und die Rechnungen; tragen Sie das Konto unter DATEV einrichten ein.
- Ein Debitorenkonto, das nicht mehr zur Sachkontenlänge passt – etwa, nachdem Sie die Sachkontenlänge geändert haben; ändern Sie es beim Kunden.