Texte & E-Mails

Unter Einstellungen → Texte & E-Mails legen Sie fest, mit welchen Worten Ihre Dokumente beginnen und enden und was in der E-Mail steht, mit der Sie sie verschicken. Die Seite erscheint, sobald UNENO Rechnung aktiviert ist.

Was Sie hier einstellen

Wählen Sie oben in der Karte Dokumententyp, welche Texte Sie bearbeiten. Jeder Typ hat zwei Teile, jeder beginnt mit seiner Karte Platzhalter:

• Dokumenttexte stehen im PDF: der Einleitungstext über den Positionen und die Signatur darunter. Darüber steht Platzhalter (PDF).
• E-Mails sind die Nachricht, mit der das Dokument verschickt wird: E-Mail-Betreff und E-Mail-Text. Das Dokument hängt als Datei an. Darüber steht Platzhalter (E-Mail).

Dokumententyp	Dokumenttexte	E-Mails
Rechnungen	Rechnungsdokument	Rechnungs-E-Mail
Angebote	Angebotsdokument	Angebots-E-Mail und Angebotsrücknahme-E-Mail
Rechnungsstornierungen	Stornodokument · Aufhebung (unbezahlt) und Stornodokument · Erstattung (bezahlt)	Storno-E-Mail

• Wiederkehrende Rechnungen nutzen die Texte der Rechnungen.
• Stornorechnungen bekommen den Text, der passt: Erstattung (bezahlt), wenn für die Rechnung schon Geld eingegangen war, sonst Aufhebung (unbezahlt).
• Mahnungen haben ihre Texte unter Einstellungen → Zahlungserinnerungen.

Je Sprache

Jede Karte hat einen Reiter je Sprache – Deutsch, English und Français; sie öffnet in der Sprache, in der Sie UNENO gerade nutzen. Welcher Text in ein Dokument kommt, entscheidet die Sprache des Dokuments, die Sie im Editor wählen: Eine englische Rechnung bekommt die englischen Texte und die englische E-Mail.

Ändern und speichern

1. Ändern Sie den Text – in einer oder mehreren Sprachen.
2. Unten in der Karte steht, wie viele Änderungen noch nicht gespeichert sind – über alle Sprachen, etwa 2 ungespeicherte Änderungen.
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern. Gespeichert wird jede Sprache, die Sie in dieser Karte geändert haben. Mit Verwerfen stehen in jeder Sprache der Karte wieder die gespeicherten Texte.

Sie sehen Ihre Texte wurden gespeichert. Ein eigener Text trägt danach das Etikett Geändert.

• Zurück zum Standard: Leeren Sie das Feld und speichern Sie – der Standardtext steht wieder da.
• Ein leerer Text lässt sich nicht speichern – leer heißt „Standard“. Soll ein Dokument ohne Einleitungstext oder Signatur hinausgehen, nehmen Sie in seinem Editor den Haken bei Auf dem Dokument anzeigen heraus.
• Platzhalter wie %company_name% werden beim Erstellen eingesetzt – welche wo funktionieren, steht unter Platzhalter.
• Verlassen Sie die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt UNENO nach: Bleiben oder Verlassen.

Was eine Änderung bewirkt

Text	Wann er gilt
Dokumenttexte	Sie werden in ein Dokument übernommen, wenn Sie es anlegen. Bestehende Entwürfe, ausgestellte Dokumente und Serien behalten ihre Texte – ändern Sie sie dort, wenn nötig.
E-Mails	Sie werden beim Senden eingesetzt – auch wenn Sie ein älteres Dokument erneut senden.

Eine Rechnung, die aus einem Angebot entsteht, bekommt die Texte der Rechnungen in der Sprache des Angebots. Ein Duplikat übernimmt die Texte des Originals.

Welche E-Mail wann hinausgeht

E-Mail	Wann
Rechnungs-E-Mail	Senden oder Ausstellen & senden einer Rechnung, Umwandeln & senden eines Angebots und jede Serie mit Ausstellen & senden
Angebots-E-Mail	Senden oder Ausstellen & senden eines Angebots
Storno-E-Mail	Stornieren mit Den Kunden per E-Mail über die Stornierung informieren – oder später Stornierung senden
Angebotsrücknahme-E-Mail	Zurückziehen eines versendeten Angebots mit Rücknahmebenachrichtigung – oder später Rücknahme senden

Die E-Mail trägt oben Ihr Logo, wenn Sie eines hinterlegt haben, und unten Ihre Firmenangaben. Eine Grußformel fügt UNENO nicht hinzu – sie gehört in den E-Mail-Text, wie in den Standardtexten.

Gut zu wissen

• Wer die Texte ändern darf, legt die Rolle unter Einstellungen → Bearbeiten fest; ohne dieses Recht sehen Sie die Texte nur.
• Jede Änderung steht im Aktivitätsprotokoll, etwa Texte & E-Mails aktualisiert: Rechnungs-E-Mail.
• Ein Text darf bis zu 5000 Zeichen lang sein.