Eine Rolle anlegen, bearbeiten oder löschen

Eine Rolle anlegen

1. Öffnen Sie Mitglieder & Rollen → Rollen & Berechtigungen und klicken Sie auf Rolle erstellen.

2. Geben Sie unter Rollenname einen Namen ein, der sagt, wofür die Rolle ist – zum Beispiel Buchhalter.

3. Setzen Sie im Raster die Häkchen. Jede Zeile ist ein Bereich (zum Beispiel Kunden oder Rechnungen), jede Spalte eine Aktion: Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen und bei Rechnungen Stornieren. Ist ein Feld leer, gibt es diese Aktion für den Bereich nicht.

   

4. Klicken Sie unten in der Karte auf Rolle speichern. Sie sind zurück in der Liste und sehen Rolle erstellt.

Was jede Berechtigung erlaubt, steht unter Berechtigungen im Detail.

Schneller ankreuzen

• Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift – etwa Ansehen – setzt oder entfernt diese Aktion für alle Bereiche.
• Das Kästchen in der Spalte „Alle” setzt oder entfernt alle Aktionen eines Bereichs.
• Die Überschrift „Alle” setzt oder entfernt alles.

Eine Rolle bearbeiten

Klicken Sie in der Liste auf den Namen der Rolle (oder auf ⋮ → Bearbeiten) und ändern Sie Namen oder Häkchen. Unten in der Karte zählt die Seite mit, was Sie geändert haben:

• Änderungen speichern übernimmt alles. Sie sind zurück in der Liste und sehen Rolle aktualisiert. Die neuen Rechte gelten für alle Mitglieder mit dieser Rolle.
• Verwerfen setzt alles auf den Stand beim Öffnen zurück.
• Zurück zur Liste geht es oben über ‹ Rollen & Berechtigungen. Haben Sie noch nicht gespeichert, fragt die Seite erst Ungespeicherte Änderungen verwerfen? – mit Weiter bearbeiten bleiben Sie, mit Verwerfen und verlassen gehen Sie ohne zu speichern.

Eine Rolle löschen

Klicken Sie bei der Rolle auf ⋮ → Löschen und bestätigen Sie im Fenster mit Rolle löschen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Hat die Rolle noch Mitglieder, kann sie nicht gelöscht werden – das sagt Ihnen die Seite, bevor etwas passiert:

Klicken Sie auf Mitglieder anzeigen, geben Sie diesen Mitgliedern eine andere Rolle und löschen Sie die Rolle dann.

Gut zu wissen

• Setzen Sie Ansehen immer mit. Wer einen Bereich nicht ansehen darf, sieht ihn in der Seitenleiste gar nicht – auch wenn er dort etwas erstellen dürfte.
• Eine Rolle braucht mindestens eine Berechtigung und einen Namen, den keine andere Rolle hat. „Master” ist reserviert – so heißt intern das Recht des Inhabers.
• Vorsicht bei weitreichenden Rechten. Unternehmensprofil (mit Bankverbindung und Steuernummern), Versand (mit den Zugangsdaten Ihres Mailservers), Rollen und Mitglieder sind eigene Berechtigungen – geben Sie sie nur, wem Sie das zutrauen.