E-Rechnung in Deutschland: ZUGFeRD und XRechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931: Die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden liest sie automatisch ein, statt sie abzutippen. UNENO Rechnung erstellt E-Rechnungen in den beiden deutschen Formaten ZUGFeRD und XRechnung – für Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
Die beiden Formate
Abschnitt betitelt „Die beiden Formate“| Format | Was der Kunde bekommt | Für wen |
|---|---|---|
| ZUGFeRD | Ein PDF, wie Sie es kennen – mit den Rechnungsdaten als XML darin. Menschen lesen das PDF, Software die Daten. | Unternehmen in Deutschland |
| XRechnung | Nur die Rechnungsdaten als XML (XRechnung 3.0), kein PDF. | Behörden und öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID |
Wer welches Format bekommt
Abschnitt betitelt „Wer welches Format bekommt“Ist die E-Rechnung eingeschaltet, entscheidet der Kunde:
| Kunde | Format |
|---|---|
| Mit Leitweg-ID | XRechnung |
| Unternehmen mit Rechnungsadresse in Deutschland | ZUGFeRD |
| Privatperson | |
| Kunde außerhalb Deutschlands |
Ohne eingeschaltete E-Rechnung bekommt jeder Kunde ein PDF. Angebote und Mahnungen sind immer PDFs.
Das Format steht beim Ausstellen fest
Abschnitt betitelt „Das Format steht beim Ausstellen fest“Beim Ausstellen wird das Format festgelegt und bleibt: Schalten Sie die E-Rechnung später aus oder ändern Sie den Kunden, geht eine ausgestellte Rechnung beim Herunterladen und erneuten Senden genauso hinaus wie zuvor. Nur wenn Sie eine Rechnung korrigieren, wird das Format beim erneuten Ausstellen neu bestimmt.
In der Rechnungsliste zeigt die Spalte Format, wie jede Rechnung hinausgeht – bei einem Entwurf das Format, das er beim Ausstellen bekäme:
Was beim Kunden ankommt
Abschnitt betitelt „Was beim Kunden ankommt“Senden Sie eine E-Rechnung per E-Mail, hängt genau eine Datei an:
- ZUGFeRD: das PDF der Rechnung mit den eingebetteten Daten. Unter dem E-Mail-Text steht: Die angehängte Rechnung ist eine E-Rechnung (ZUGFeRD) — ein PDF mit eingebetteten strukturierten Daten (EN 16931), das Ihre Buchhaltungssoftware automatisch einlesen kann.
- XRechnung: die XML-Datei. Unter dem E-Mail-Text steht: Die angehängte Rechnung ist eine XRechnung — eine strukturierte E-Rechnung im XML-Format (EN 16931) zur automatisierten Verarbeitung. Ein PDF ist nicht enthalten.
Auch beim Herunterladen bekommen Sie, was der Kunde bekommt: bei ZUGFeRD das PDF, bei einer XRechnung die XML-Datei – die Schaltfläche heißt dann XML herunterladen.