E-Rechnung ausstellen (Deutschland)
Eine E-Rechnung stellen Sie aus wie jede andere Rechnung – mit Ausstellen oder Ausstellen & senden, siehe Ausstellen und senden. Ist die E-Rechnung eingeschaltet und der Kunde passend, kommen ein paar Schritte dazu.
Der Leistungszeitpunkt
Abschnitt betitelt „Der Leistungszeitpunkt“Eine Rechnung muss sagen, wann geliefert oder geleistet wurde. Steht in einer E-Rechnung weder ein Lieferdatum noch ein vollständiger Leistungszeitraum, fragt UNENO vor dem Ausstellen nach:
- Leistungsdatum ergänzen schließt das Fenster – tragen Sie unter Rechnungsdetails das Lieferdatum oder den Leistungszeitraum ein.
- Rechnungsdatum verwenden stellt aus; die E-Rechnung nennt das Rechnungsdatum als Leistungszeitpunkt.
Wenn Angaben fehlen
Abschnitt betitelt „Wenn Angaben fehlen“Beim Ausstellen prüft UNENO, ob die E-Rechnung vollständig ist. Fehlt etwas, wird sie nicht ausgestellt: Sie bleibt ein Entwurf, und es wird keine Nummer verbraucht. Im Editor sehen Sie alles, was fehlt, auf einmal:
Ergänzen Sie die Angaben und stellen Sie die Rechnung erneut aus. Was die einzelnen Punkte bedeuten:
| Hinweis | Was zu tun ist |
|---|---|
| Einstellungen → Unternehmensprofil: Firmenname, vollständige Anschrift oder USt-IdNr. oder Steuernummer — wird in Ihrem Konto verwaltet | Ergänzen Sie Ihre Unternehmensdaten im Konto. Das Unternehmensprofil zeigt sie an. |
| Einstellungen → Unternehmensprofil: Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder IBAN (Pflicht für XRechnung) | Ergänzen Sie sie im Unternehmensprofil. |
| Kunde: Name, vollständige Rechnungsadresse oder E-Mail-Adresse (Pflicht für XRechnung) | Ergänzen Sie sie beim Kunden. |
| Rechnung: ein Zahlungsziel (Pflicht für E-Rechnungen) | Tragen Sie unter Rechnungsdetails ein Zahlungsziel (Tage) ein. |
Stellen Sie aus der Rechnungsliste aus, erscheint dieselbe Liste als Meldung.
Steuerangaben, die nicht passen
Abschnitt betitelt „Steuerangaben, die nicht passen“Zwei Prüfungen betreffen die Steuersätze der Positionen – auch sie verhindern das Ausstellen:
- Diese Rechnung geht als E-Rechnung an einen Kunden in Deutschland. Ausfuhrlieferung, innergemeinschaftliche Lieferung oder „nicht im Inland steuerbar“ passen nicht zu einem Inlandskunden. … – prüfen Sie die Steuersätze der Positionen oder das Land des Kunden.
- Für Reverse Charge auf einer E-Rechnung braucht der Kunde eine USt-IdNr. … – ergänzen Sie sie beim Kunden.
Ein technischer Fehler
Abschnitt betitelt „Ein technischer Fehler“Sind alle Angaben da und die E-Rechnung lässt sich trotzdem nicht erstellen, sehen Sie: Die E-Rechnung konnte wegen eines technischen Fehlers nicht erstellt werden. Bitte wenden Sie sich an den Support — wir wurden bereits informiert. Auch dann bleibt die Rechnung ein Entwurf.
Nach dem Ausstellen
Abschnitt betitelt „Nach dem Ausstellen“Die Rechnung nennt ihr Format in der Spalte Format der Liste und in den Rechnungsdetails ihrer Übersicht. Bei einer XRechnung heißt der Download XML herunterladen, und Senden sagt, dass sie als XML-Datei hinausgeht – ohne PDF:
Senden Sie die E-Rechnung wie gewohnt. Im Verlauf der Rechnung steht dann zum Beispiel … als XRechnung.
Lässt sich die E-Rechnung beim Senden aus technischen Gründen nicht erstellen, geht die Rechnung trotzdem hinaus – als normales PDF. Sie sehen dann Rechnung gesendet — aber als normales PDF: die E-Rechnung konnte wegen eines technischen Fehlers nicht erstellt werden. Wir wurden informiert., und im Verlauf steht als PDF statt E-Rechnung (technischer Fehler).
Storno, wiederkehrende Rechnungen, Angebote
Abschnitt betitelt „Storno, wiederkehrende Rechnungen, Angebote“- Storno: Stornieren Sie eine E-Rechnung, ist auch die Stornorechnung eine E-Rechnung – eine Gutschrift, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Die Seite der stornierten Rechnung bietet dafür zusätzlich Storno als E-Rechnung herunterladen. Benachrichtigen Sie den Kunden, hängen zwei Dateien an: die Storno-E-Rechnung und die ursprüngliche Rechnung, gestempelt STORNIERT.
- Wiederkehrende Rechnungen: Eine Serie mit Ausstellen oder Ausstellen & senden wird genauso geprüft. Fehlt etwas, bleibt die Rechnung ein Entwurf, und das Aktivitätsprotokoll vermerkt es.
- Angebote sind nie E-Rechnungen. Wandeln Sie ein Angebot mit Umwandeln & senden um, wird die neue Rechnung geprüft wie jede andere – fehlt etwas, wird weder umgewandelt noch gesendet.