E-Rechnung einrichten (Deutschland)

Nur für Unternehmen mit Sitz in Deutschland

Dieses Kapitel beschreibt die E-Rechnung eines Unternehmens mit Sitz in Deutschland. Hat Ihr Unternehmen seinen Sitz in Frankreich? Siehe E-Rechnung einrichten (Frankreich).

Die E-Rechnung einschalten

1. Öffnen Sie Einstellungen → Dokumenteneinstellungen → Rechnungen & Angebote.

2. Schalten Sie Elektronische Rechnung (E-Rechnung) ein und klicken Sie auf Änderungen speichern.

   

Ab jetzt bekommt jede Rechnung, die Sie ausstellen, das passende Format – ZUGFeRD, XRechnung oder PDF, je nach Kunde. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben, wie sie sind.

Welche Angaben eine E-Rechnung braucht

Eine E-Rechnung wird nur ausgestellt, wenn alle Pflichtangaben da sind – sonst sagt Ihnen UNENO beim Ausstellen, was fehlt. Am besten ergänzen Sie sie vorher:

Angabe	Für	Wo Sie sie pflegen
Firmenname, Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land)	beide Formate	Unternehmensdaten in Ihrem Konto
USt-IdNr. oder Steuernummer	beide Formate	Unternehmensdaten in Ihrem Konto
Telefon und E-Mail	XRechnung	Einstellungen → Unternehmensprofil → Kontakt – ohne E-Mail dort gilt die Rechnungs-E-Mail aus Ihren Unternehmensdaten
IBAN	XRechnung	Einstellungen → Unternehmensprofil → Bankverbindung
Name und vollständige Rechnungsadresse des Kunden	beide Formate	beim Kunden
E-Mail-Adresse des Kunden	XRechnung	beim Kunden
Zahlungsziel	beide Formate	in der Rechnung – vorausgefüllt mit Ihrem Standard-Zahlungsziel

Ist bei Standard-Zahlungsziel Kein Fälligkeitsdatum gewählt, haben neue Rechnungen kein Zahlungsziel – tragen Sie es dann in jeder E-Rechnung selbst ein, oder wählen Sie hier eine Frist.

Mit IBAN nennt die E-Rechnung die Überweisung als Zahlungsart – samt IBAN, Ihrem Firmennamen als Kontoinhaber und der BIC, wenn hinterlegt.

Die Leitweg-ID einer Behörde

Behörden und öffentliche Auftraggeber geben Ihnen eine Leitweg-ID – die Adresse, an die ihre Rechnung intern geht. Hinterlegen Sie sie beim Kunden, bekommt er XRechnungen:

1. Klicken Sie unter Kunden beim Kunden auf ⋮ → Bearbeiten – oder legen Sie ihn neu an.

2. Wählen Sie bei Art Unternehmen und als Land Deutschland. Erst dann erscheint das Feld Leitweg-ID.

3. Tragen Sie die Leitweg-ID ein, etwa 04011000-1234512345-06, und die E-Mail-Adresse des Kunden.

4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

• Die Leitweg-ID wird auf ihren Aufbau geprüft: Ziffern, optional ein Mittelteil, am Ende zwei Prüfziffern – jeweils durch Bindestriche getrennt. Passt der Aufbau nicht, sehen Sie Das Format von Leitweg-ID ist ungültig.
• Nur für Unternehmen in Deutschland: Ändern Sie die Art auf Privatperson oder das Land, wird das Feld geleert.
• Ohne Leitweg-ID bekommt auch eine Behörde ZUGFeRD, wenn sie als Unternehmen mit Adresse in Deutschland angelegt ist.

Einheiten und Steuersätze

Beides ist schon passend eingerichtet – gut zu wissen, was die E-Rechnung daraus macht:

• Einheiten: Jede Einheit hat einen UNECE-Code dahinter, der in die E-Rechnung geht – mehr unter Einheiten.
• Steuersätze: Fällt auf eine Position keine Umsatzsteuer an, braucht die E-Rechnung den Grund – wählen Sie dafür einen 0-%-Satz mit Grund bei 0 %, siehe Steuersätze.

Gut zu wissen

• Wer die E-Rechnung einschalten darf, legt die Rolle unter Dokumenteneinstellungen → Bearbeiten fest; die Leitweg-ID, wer Kunden anlegen oder bearbeiten darf.
• Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) stellen Sie E-Rechnungen genauso aus – ohne Umsatzsteuer, mit dem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Auch dann braucht die E-Rechnung Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer.