Einen Export erstellen

Klicken Sie unter Datenexport auf Neuer Export. Die Seite hat zwei Karten: Daten, Format & Filter mit den Abschnitten Daten, Format und Filter – und darunter, bei CSV und Excel, Spalten. ‹ Datenexport oben führt zurück zur Liste.

1. Daten

Wählen Sie unter Daten, was Sie exportieren: Kunden, Rechnungen, Angebote oder Zahlungen. Die gewählte Schaltfläche ist blau.

2. Format

Format	Was Sie bekommen
PDF-Archiv (ZIP)	Das PDF jedes Belegs, gebündelt in einer ZIP-Datei – ideal für Ihre Buchhaltung oder Ihr Archiv. Nur für Rechnungen und Angebote.
CSV	Eine Textdatei mit den Spalten, die Sie wählen – für Tabellenkalkulationen und Buchhaltungsprogramme.
Excel (XLSX)	Dieselben Spalten als Excel-Tabelle.
DATEV	Nur für Rechnungen: ein ZIP mit dem DATEV-Buchungsstapel und Ihren Kunden als Debitoren – für das DATEV Ihrer Steuerberatung. Siehe DATEV-Export.

Bei CSV und Excel wählen Sie darunter zusätzlich:

• Positionen (Rechnungen und Angebote) – Ohne Positionen: eine Zeile pro Rechnung bzw. Angebot mit den Summen. Mit Positionen: eine Zeile pro Position; die Angaben des Belegs wiederholen sich in jeder Zeile. So sehen Sie zum Beispiel, wie oft Sie welchen Artikel berechnet haben.
• Trennzeichen (nur CSV) – Semikolon, Komma oder Tabulator. Für Excel mit deutschen Einstellungen passt Semikolon.
• Dezimaltrennzeichen (nur CSV) – Komma (1,5) oder Punkt (1.5), passend zu dem Programm, in dem Sie die Datei öffnen.

3. Filter

• Zeitraum – voreingestellt ist der letzte Monat. Ein Klick in das Feld öffnet den Kalender: Wählen Sie den ersten und den letzten Tag – oder links eine Schnellauswahl: Letzter Monat, Letzte 3 Monate (die drei vollen Monate vor diesem), Dieses Jahr, Letztes Jahr – etwa für den Jahresabschluss – oder Alle. Nur Alle enthält auch Entwürfe. Bei Rechnungen und Angeboten zählt das Ausstellungsdatum, bei Zahlungen das Zahlungsdatum, bei Kunden das Anlagedatum.
• Kunden (Rechnungen, Angebote und Zahlungen) – nur die Belege bestimmter Kunden. Leer lassen schließt alle ein.
• Status (Rechnungen und Angebote) – zum Beispiel nur Ausgestellt und Versendet; hier können Sie mehrere wählen, jede gewählte trägt ein Häkchen. Leer lassen schließt alle ein.
• Zahlungsstatus (Rechnungen und Zahlungen) – Offen, Teilweise bezahlt, Bezahlt oder Überfällig, nach denselben Regeln wie der Filter der Rechnungsliste. Wählen Sie mehrere, kommt alles, was einem davon entspricht. Bei Zahlungen zählt der Zahlungsstatus ihrer Rechnung. Leer lassen schließt alle ein.

Status und Zahlungsstatus lassen sich kombinieren: Versendet und Überfällig ergibt die Rechnungen, die Sie anmahnen können; Offen und Teilweise bezahlt Ihre offenen Posten. Stornorechnungen haben keinen eigenen Zahlungsstatus – sobald Sie einen wählen, fallen sie heraus.

Unten in der letzten Karte sehen Sie laufend, wie viel exportiert wird – grün, zum Beispiel 3 Kunden werden exportiert –, oder orange, dass nichts den Filtern entspricht. Dann lässt sich nicht exportieren.

4. Spalten

Bei CSV und Excel bestimmen Sie in der Karte Spalten, welche Spalten in der Datei stehen und in welcher Reihenfolge. Oben rechts steht, wie viele es sind.

• Verschieben: Mit den Pfeilen rechts ändern Sie die Reihenfolge.
• Umbenennen: Unter Überschrift in der Datei geben Sie einer Spalte einen eigenen Namen – etwa so, wie Ihr Buchhaltungsprogramm ihn erwartet.
• Entfernen: Mit × nehmen Sie eine Spalte heraus; über Spalte hinzufügen… holen Sie sie zurück.
• Mit Positionen kommen die Spalten jeder Position hinzu: Pos.-Nr., Positionsname, Positionsbeschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz %, Position netto, Position USt. und Position gesamt.

Der Export „Zahlungen“

Der Export Zahlungen listet jede erfasste Zahlung Ihrer Rechnungen – etwa die Zahlungseingänge eines Monats für Ihre Buchhaltung. Ihn gibt es als CSV und Excel, ohne Positionen.

Spalte	Was sie zeigt
Zahlungsdatum	Wann das Geld eingegangen ist.
Rechnungsnummer, Kunde	Die bezahlte Rechnung und der Kunde, wie er auf ihr steht.
Betrag, Währung	Der Betrag der Zahlung – bei einer Rücknahme negativ.
Zahlungsart, Referenz	Wie Sie die Zahlung erfasst haben.
Buchung	Zahlung oder Rücknahme.
Zurückgenommen	Ja bei einer Zahlung, die zurückgenommen wurde.
Rechnungsstatus, Zahlungsstatus der Rechnung	Wie die Rechnung heute steht, etwa Versendet und Teilweise bezahlt.
Erfasst von, Erfasst am	Wer die Zahlung erfasst hat und wann.

• Eine Zeile pro Buchung. Eine zurückgenommene Zahlung bleibt in der Datei, markiert mit Zurückgenommen: Ja; die Rücknahme steht als eigene Zeile mit demselben Datum, derselben Zahlungsart und Referenz und negativem Betrag daneben. Zusammengezählt gleichen sich beide aus.
• Zahlungen stornierter Rechnungen bleiben dabei – das Geld, das Sie erstatten, gehört in Ihre Buchhaltung.
• Erfasst von ist bei Zahlungen leer, die vor dem 14.10.2026 erfasst wurden.

Exportieren

1. Klicken Sie unten in der letzten Karte auf Exportieren – oder auf Profil speichern & exportieren, um Ihre Spaltenauswahl für später zu behalten (siehe Exportprofile).
2. Sie landen in der Liste Ihrer Exporte und sehen Ihr Export wird erstellt.
3. Ist der Status Fertig, laden Sie die Datei über ⋮ → Herunterladen herunter.

Gut zu wissen

• Keine Spalten gewählt? Dann enthält die Datei alle Spalten.
• Der Export richtet sich nach Ihrem Recht: Rechnungen und Zahlungen exportiert nur, wer Rechnungen ansehen darf.