Die Adressen eines Kunden
Ein Kunde kann mehrere Adressen haben – etwa eine Zentrale, eine Filiale, an die Rechnungen gehen, und ein Lager, an das Sie liefern. Jede Adresse ist für die Rechnung, für die Lieferung oder für beides. Eine Adresse für beides ist eine Adresse: Ändern Sie sie, gilt die Änderung für Rechnung und Lieferung zugleich.
Die erste Adresse legen Sie beim Anlegen des Kunden an. Alle weiteren verwalten Sie im Reiter Adressen seiner Übersicht.
Die Adressen im Überblick
Abschnitt betitelt „Die Adressen im Überblick“Der Reiter zeigt zwei Karten, Rechnungsadressen und Lieferadressen, jede Adresse als eigene Kachel – die Standardadresse zuerst:
- Standard markiert die Adresse, die ein neues Dokument zuerst verwendet – je eine für Rechnung und für Lieferung.
- Auch Lieferadresse bzw. Auch Rechnungsadresse zeigt eine Adresse, die für beides ist. Sie steht deshalb in beiden Karten.
- Über einer Adresse stehen ihr Name (nur für Sie, zum Beispiel „Lager Kiel“) und der Empfänger (er steht auf dem Dokument über der Adresse, zum Beispiel „z. Hd. Herr Schmidt“).
Eine Adresse hinzufügen
Abschnitt betitelt „Eine Adresse hinzufügen“-
Klicken Sie in der Karte Rechnungsadressen oder Lieferadressen auf + Adresse.
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Wählen Sie bei Adresse für, wofür die Adresse ist: Rechnung, Lieferung oder Rechnung + Lieferung.
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Tragen Sie den Namen der Adresse und den Empfänger ein, falls Sie sie brauchen, und füllen Sie die Adresse aus – wie beim Kunden mit Hausnummer. Bei einer neuen Lieferadresse übernimmt Standard-Rechnungsadresse übernehmen die Rechnungsadresse als Ausgangspunkt.
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Soll die Adresse gleich die Standardadresse sein, setzen Sie das Häkchen bei Als Standard festlegen, und klicken Sie auf Adresse speichern.
Die erste Adresse einer Art wird immer ihre Standardadresse.
Bearbeiten, Standard festlegen, löschen
Abschnitt betitelt „Bearbeiten, Standard festlegen, löschen“Über das Menü ⋮ einer Adresse:
- Bearbeiten ändert die Adresse – und auch, wofür sie ist. Wird eine Lieferadresse zum Beispiel zu Rechnung + Lieferung, steht sie danach in beiden Karten.
- Als Standard festlegen macht sie zur Standardadresse dieser Karte – in Lieferadressen zur Standard-Lieferadresse. Die Standard-Rechnungsadresse bleibt dabei, wie sie ist.
- Löschen entfernt die Adresse endgültig.
Damit ein Kunde immer eine Rechnungsadresse hat, gelten zwei Regeln – beim Löschen wie beim Ändern, wofür eine Adresse ist:
- Die einzige Rechnungsadresse bleibt. Sie lässt sich weder löschen noch zur reinen Lieferadresse machen.
- Eine Standardadresse bleibt, solange es andere Adressen ihrer Art gibt. Legen Sie zuerst eine andere als Standard fest. Ist sie die letzte Lieferadresse, können Sie sie löschen – ein Kunde braucht keine Lieferadresse.
Was nicht geht, steht im Menü als ausgegrauter Eintrag mit dem Grund.
In Angeboten und Rechnungen
Abschnitt betitelt „In Angeboten und Rechnungen“Wählen Sie in einem Angebot, einer Rechnung oder einer wiederkehrenden Rechnung den Kunden, verwendet das Dokument seine Standardadressen. So wählen Sie eine andere:
- Rechnungsadresse: Hat der Kunde mehrere Rechnungsadressen, wählen Sie im Editor eine davon. Mit nur einer steht keine Auswahl da.
- Lieferadresse: Gehört eine Lieferung dazu, schalten Sie im Editor Mit Lieferung? ein; die Standard-Lieferadresse ist vorausgewählt, Sie können eine andere wählen. Hat der Kunde noch keine, klicken Sie auf Lieferadresse anlegen – Sie legen sie direkt im Editor an, ohne ihn zu verlassen.
Auf dem PDF steht die Lieferadresse in einer Zeile gleich unter den Positionen, vor dem Schlusstext: Lieferanschrift: … – ins Ausland mit dem Land. Ob das Land auch bei Inlandsadressen dasteht, legt die Option Land auch bei Inlandsadressen anzeigen fest. Eine E-Rechnung trägt sie als Lieferanschrift mit.