Eine Mahnsperre setzen

Reklamiert ein Kunde eine Rechnung oder haben Sie eine Ratenzahlung vereinbart, soll er keine Mahnung bekommen. Dafür gibt es die Mahnsperre: Solange sie besteht, geht keine Mahnung raus – weder manuell noch automatisch. Sie setzen sie für eine einzelne Rechnung oder für alle Rechnungen eines Kunden.

Für eine Rechnung

1. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie in ihrer Übersicht unter Aktionen auf Mahnsperre setzen.

   

2. Tragen Sie einen Grund ein, wenn Sie möchten – Sie und Ihr Team sehen ihn später an der Sperre.

3. Klicken Sie auf Mahnsperre setzen.

Sie sehen Mahnsperre gesetzt. In der Karte Zahlungserinnerungen der Rechnung steht nun, seit wann und von wem die Sperre besteht, mit dem Grund:

In der Rechnungsliste trägt die Rechnung unter Mahnungen das Etikett Mahnsperre – fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie den Grund.

Die Sperre aufheben

Klicken Sie in der Übersicht der Rechnung unter Aktionen auf Mahnsperre aufheben und bestätigen Sie. Sie sehen Mahnsperre aufgehoben. Die nächste Mahnung folgt erst nach der vollen Zahlungsfrist.

• Beim automatischen Versand geht die nächste Mahnung frühestens am ersten Werktag nach Ablauf der vollen Frist raus – so viele Werktage nach dem Aufheben, wie unter Tage zwischen den Mahnungen eingestellt ist. Der Kunde bekommt also nie am Morgen nach dem Aufheben eine Mahnung.
• Manuell können Sie sofort wieder eine Mahnung senden.

Für einen ganzen Kunden

Soll ein Kunde für keine seiner Rechnungen gemahnt werden:

1. Klicken Sie unter Kunden beim Kunden auf ⋮ → Bearbeiten – oder in seiner Übersicht bei den Kundendaten auf Bearbeiten.

2. Schalten Sie unter Einstellungen die Mahnsperre — keine Mahnungen an diesen Kunden ein und tragen Sie bei Bedarf einen Grund ein.

3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Jede Rechnung des Kunden zeigt dann Mahnsperre für diesen Kunden mit dem Hinweis, dass sie für alle seine Rechnungen gilt. Aufheben lässt sich diese Sperre nur beim Kunden: Schalten Sie sie dort wieder aus. Auch dann bekommt der Kunde beim automatischen Versand erst die volle Frist.

Gut zu wissen

• Wer eine Mahnsperre setzen darf: für eine Rechnung, wer Mahnungen versenden darf – Erstellen unter Mahnungen in der Rolle; für einen Kunden, wer Kunden bearbeiten darf.
• Bereits versendete Mahnungen bleiben bestehen – die Sperre hält nur die nächsten an.
• Stornierte und vollständig bezahlte Rechnungen brauchen keine Sperre; dort fehlt Mahnsperre setzen.
• Den Abschnitt Mahnungen beim Kunden sehen Sie nur beim Bearbeiten und nur, solange Ihr Tarif Mahnungen enthält.