Die Übersicht einer Rechnung
Jede ausgestellte Rechnung hat eine eigene Übersicht. Sie öffnen sie mit einem Klick auf die Rechnung in der Rechnungsliste – auf ihre Nummer oder ihren Kunden. Ein Entwurf öffnet sich stattdessen im Editor.
Links sehen Sie die Rechnung selbst, rechts was Sie damit tun können, ihre Rechnungsdetails, ihre Zahlungen, ihre Zahlungserinnerungen und ihren Verlauf. ‹ Rechnungen führt zurück zur Liste.
Die Rechnung selbst
Abschnitt betitelt „Die Rechnung selbst“Links steht die Rechnung Seite für Seite – genau das PDF, das beim Ausstellen entstanden ist und das Ihr Kunde bekommen hat. Was Sie seitdem geändert haben, ändert es nicht mehr: ein neues Logo, eine andere Vorlage, Ihre neue Anschrift oder die neue Adresse des Kunden. Auch die Vorschau einer ausgestellten Rechnung zeigt genau diese Fassung.
- Eine stornierte Rechnung zeigt die ursprüngliche Rechnung mit dem Stempel STORNIERT, dahinter die Stornorechnung – genau das, was Ihr Kunde mit der Stornierung bekommt.
- Eine XRechnung ist eine XML-Datei für Software, kein Dokument zum Lesen. Hier sehen Sie das PDF, das beim Ausstellen mit entstanden ist; die XRechnung selbst laden Sie mit XML herunterladen.
Lässt sich das Dokument gerade nicht anzeigen, sehen Sie Das Dokument lässt sich gerade nicht anzeigen. Laden Sie es über „PDF herunterladen“.
Aktionen
Abschnitt betitelt „Aktionen“Oben in der Karte steht der nächste Schritt: Zahlung erfassen, solange noch etwas offen ist – bei einer stornierten Rechnung Rechnung + Storno herunterladen. Darunter stehen die übrigen Aktionen, die für diese Rechnung gerade möglich sind; die roten unter einer Linie.
| Aktion | Wann | Mehr dazu |
|---|---|---|
| Zahlung erfassen | Offen, Teilweise bezahlt, Überfällig | Eine Zahlung erfassen |
| Senden / Erneut senden | Ausgestellt, noch nicht storniert | Ausstellen und senden |
| Mahnung senden | Überfällig, wenn Sie manuell mahnen | Eine Mahnung senden |
| PDF herunterladen / XML herunterladen | Immer | – |
| Beides herunterladen (Rechnung + letzte Mahnung) | Gemahnt | Eine Mahnung senden |
| Duplizieren | Immer | Duplizieren |
| Korrigieren | Die zuletzt ausgestellte Rechnung, solange sie weder versendet noch gemahnt ist | Korrigieren |
| Mahnsperre setzen / Mahnsperre aufheben | Solange noch etwas offen ist | Die Mahnsperre |
| Stornierung senden | Storniert, wenn der Kunde die Rechnung bekommen hatte | Eine Rechnung stornieren |
| Storno als E-Rechnung herunterladen | Storniert, wenn die Stornorechnung eine E-Rechnung ist | Eine Rechnung stornieren |
| Letzte Mahnung löschen | Gemahnt und noch nicht bezahlt | Eine Mahnung senden |
| Rechnung stornieren | Jede ausgestellte Rechnung – auch bezahlt | Eine Rechnung stornieren |
| Löschen | Die zuletzt ausgestellte Rechnung, solange sie weder versendet, gemahnt noch bezahlt ist | Löschen |
Es sind dieselben Aktionen wie im Menü ⋮ der Liste, mit denselben Fenstern. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, sind Senden und Mahnung senden ausgegraut; ein Klick zeigt, wo Sie sie hinterlegen.
Rechnungsdetails
Abschnitt betitelt „Rechnungsdetails“Die Karte zeigt die Angaben vom Tag der Ausstellung, in Gruppen:
| Gruppe | Was dort steht |
|---|---|
| Status | Wo die Rechnung steht – bei einer bezahlten darunter Bezahlt am, bei einer stornierten die Stornorechnung mit Nummer und Datum. |
| Kunde | Der Kunde mit seinem Ansprechpartner, die Rechnungsadresse und, falls die Rechnung eine hat, die Lieferadresse. Ein Klick auf den Kunden öffnet seine Übersicht. |
| Rechnung | Rechnungsdatum, Fällig, Lieferdatum oder Leistungszeitraum, Ihr Ansprechpartner, die Sprache und das Format (PDF, ZUGFeRD oder XRechnung). |
| Herkunft | Das Angebot, aus dem die Rechnung entstanden ist, oder die Serie, die sie erzeugt hat – als Link zu ihrer Übersicht. |
Zahlungen
Abschnitt betitelt „Zahlungen“Die Karte Zahlungen zeigt, was die Rechnung kostet, was bezahlt ist und was noch offen ist: Gesamt, Bezahlt, bei Mahnungen mit Gebühren Mahngebühren & Zinsen und Offen. Darunter jede Zahlung mit Datum, Zahlungsart, Referenz und wer sie erfasst hat – und Zurücknehmen, falls sie falsch erfasst wurde. Mehr unter Eine Zahlung erfassen.
Bei einer stornierten Rechnung steht hier nur, was schon bezahlt war – mit dem Hinweis, dass der Betrag zu erstatten ist.
Zahlungserinnerungen
Abschnitt betitelt „Zahlungserinnerungen“Ist die Rechnung gemahnt oder überfällig, zeigt die Karte Zahlungserinnerungen:
- jede versendete Mahnung mit ihrer Stufe, Nummer, dem Tag des Versands, ihrer Frist, den Gebühren und ihrem PDF;
- eine gesetzte Mahnsperre – seit wann, von wem und warum;
- bei automatischem Versand, wann die nächste Mahnung hinausgeht: Automatisch: nächste Mahnung am ….
Die Karte sehen nur Rollen, die unter Mahnungen das Recht Ansehen haben.
Verlauf
Abschnitt betitelt „Verlauf“Der Verlauf listet, was mit der Rechnung geschehen ist – das Neueste oben, mit Datum, Uhrzeit und wer es getan hat: Ausgestellt, jeder Versand (die Rechnung, die Stornierung und jede Mahnung, mit Empfänger), Zahlung erfasst und Zahlung zurückgenommen, Mahnsperre gesetzt und aufgehoben, Mahnung gelöscht, Zur Korrektur zurückgesetzt und Storniert. Bei mehr als acht Einträgen blättern Sie unten in der Karte weiter.