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E-Rechnung in Deutschland: Regeln und Fristen
Seit 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ab 2027 müssen die größeren sie senden, ab 2028 alle. Was als E-Rechnung zählt, wer ausgenommen ist und was jetzt zu tun ist.
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Kurz gesagt
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen deutschen Unternehmen empfangen können.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr sie senden.
- Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen sie senden.
- Die Regeln gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B). Rechnungen an Privatkunden und an Kunden im Ausland sind nicht betroffen.
Die Fristen
| Ab | Was sich ändert |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können — ein E-Mail-Postfach genügt. |
| 2025 und 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen sind weiter erlaubt; ein PDF braucht die Zustimmung Ihres Kunden. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen senden. Kleinere dürfen bis Ende 2027 weiter Papier oder PDF verschicken. |
| 1. Januar 2028 | Jede Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland muss eine E-Rechnung sein. |
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 — Software kann sie lesen, ohne dass jemand sie abtippt. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht per E-Mail. In der Praxis zwei Formate:
- XRechnung — reines XML, der deutsche Standard. Die meisten öffentlichen Auftraggeber verlangen sie, adressiert über ihre Leitweg-ID.
- ZUGFeRD — ein normales PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten als XML: Menschen lesen das PDF, Software liest die Daten. Ab Version 2.0.1 mit dem Profil EN 16931 oder höher; die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht.
Andere Formate sind nur möglich, wenn beide Seiten zustimmen und sich die Daten auf die europäische Norm abbilden lassen.
Wer vom Senden ausgenommen ist
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG — empfangen müssen sie trotzdem können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto).
- Fahrausweise im Personenverkehr.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) und an Kunden im Ausland.
Empfangen: was Sie brauchen
Empfangen heißt: die Datei annehmen und aufbewahren können — eine E-Mail-Adresse genügt. Bewahren Sie die E-Rechnung im Originalformat auf (das XML oder das ZUGFeRD-PDF mit seinen Daten), nicht nur einen Ausdruck.
Was jetzt zu tun ist
- Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen und im Originalformat aufbewahren können.
- Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 erzeugt.
- Prüfen Sie Ihren Umsatz: mehr als 800.000 € im Jahr 2026 heißt E-Rechnungen senden ab dem 1. Januar 2027.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln in einfachen Worten; er ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberatung.